Článok

Sprievodca plánovaním vašej spoločnosti Ústup do vinárskej krajiny Kalifornie



Nápoje

Ako viceprezident pre firemný a skupinový predaj pre spoločnosť WineCountry Media - ktorá vlastní a vedie NapaValley.com , Sonoma.com a WineCountry.com - Pomáhal som spoločnostiam z celého sveta plánovať ich firemné a skupinové stretnutia, stretnutia a udalosti v kalifornskej vinárskej krajine. A zakaždým, keď ma kontaktujú ohľadom ich nadchádzajúceho stretnutia alebo ústupu, na tieto spoločnosti nemysleli.

Takže sa chcem podeliť o svojich 14 najdôležitejších úvah, ktoré by mal mať CEO, výkonný asistent alebo plánovač udalostí na pamäti pri plánovaní firemného ústupu do kalifornskej vinárskej krajiny. Môj súkromný kontrolný zoznam zameraný na bitky, ktorý slúži na vytvorenie úspešného ústupu vinárskej krajiny, kde si budete od kolegov zaslúžiť sláva a budete vyzerať ako profesionálny organizátor stretnutí.

Práve potom: Poďme sa pozrieť. Nižšie uvádzam aktuálny dotazník, ktorý používam pre každého nového firemného klienta, ktorý som si vycibril vďaka spolupráci s rôznymi spoločnosťami a službami, ktoré oni a ich zamestnanci potrebujú, keď dorazia. Pri poslednej otázke získate úplné pochopenie toho, kedy, kde, čo a ako je potrebné naplánovať si ďalšiu úspešnú tímovú akciu Wine Country.


Dotazník




# 1. Aký je účel vašej akcie?

Z 10 najbežnejších typov firemných akcií , pomáha presne vedieť, do ktorej kategórie vaše podujatie spadá, aby skupinoví predajcovia v hoteloch a rezortoch vinárskej krajiny vedeli zodpovedajúcim spôsobom odpovedať na žiadosť o ponuku (RFP). Napríklad schôdza výkonného riaditeľa alebo seminár školenia tímov zamestnancov sa s najväčšou pravdepodobnosťou uskutočnia v interiéroch, často v zasadacej miestnosti bez okien, aby vás nerozptyľovali, zatiaľ čo večere zamerané na tímy sa môžu konať vonku vo vinici alebo vo vínnej jaskyni. Ak na začiatku udalosti zadáte správny štítok, mohlo by to neskôr zabrániť viacerým problémom.



# 2. Aká veľká je vaša skupina?

Uvedomte si, že väčšina hotelov a letovísk vinárskej krajiny považuje minimálnu veľkosť „skupiny“ za 10 osôb. Akákoľvek veľkosť menšia ako táto, vám s najväčšou pravdepodobnosťou neprinesie výhody skupinovej rezervácie. Ak neviete presnú veľkosť vašej párty, je to v poriadku - hotely to očakávajú a zákazníkom poskytnú určitý priestor pri rezervácii izieb.


Keď vieme odhadovaný počet vo vašej skupine, potom ho spárujeme s najvhodnejším hotelom alebo letoviskom Wine Country. Menšie skupiny majú tendenciu lepšie sa porovnávať s malými a strednými nehnuteľnosťami. Jedinečné služby, ktoré poskytujú, sú často osobnejšie, zatiaľ čo veľké rekreačné strediská vám môžu ušetriť tisíce nákladov na prepravu tým, že majú všetko, čo vaše skupiny chcú alebo potrebujú. : reštaurácie, kúpele, ochutnávka vín a dokonca aj bowlingová dráha v Stredisko a kúpele Meritage .



# 3. Bola už vaša skupina vo vinárskej krajine? Ak áno, kde ste ostali?

Nie je nezvyčajné, že koordinátori skupinových podujatí tvrdia, že chcú zostať v údolí Napa, a nakoniec zostanú v okrese Sonoma, aj keď vôbec netušili, že usporiadanie útočiska v okrese Sonoma je dokonca možnosťou (zvyčajne ide o priemerný hotel v údolí Napa). cena izby, ktorá ich pomáha presvedčiť). Ak klient už bol vo vinárskej krajine, potom má zvyčajne jasnú predstavu o tom, kde chce svoje podujatie usporiadať. A vedieť, kde zostali a večerali, nám dáva vedieť, že nebudeme posielať RFP na rovnaké miesta, pokiaľ to výslovne nepožiadajú.




# 4. Chcete zostať v údolí Napa alebo v župe Sonoma?

Asi 90% klientov firemných akcií tvrdí, že chce usporiadať svoje útočisko v údolí Napa, ale keď sa odporúča aj okres Sonoma, zvyčajne sú tomu otvorení. To, čo zvyčajne určuje ich konečný cieľ, sú náklady: Hotelová izba v okrese Sonoma je zvyčajne asi o 30% nižšia ako údolie Napa a väčšina ľudí lapá po dychu, keď počuje priemerné náklady na letnú víkendovú izbu v údolí Napa.



# 5. Koľko izieb budete potrebovať pre svoju skupinu?

Táto otázka často vyvoláva smiech. Myšlienka, že vedúci pracovníci spoločnosti zdieľajú hotelovú izbu, je pre výkonných asistentov dosť zábavná. Boli by ste však prekvapení, ako často to páli osobe poverenej plánovaním firemnej akcie. Chce spoločnosť ušetriť peniaze tým, že bude mať tím spoločné miestnosti? Budú chcieť niektorí zamestnanci priviesť svojich partnerov (alebo môžu)? Vedľa rozpočtu je jasná predstava o tom, koľko izieb budete potrebovať, jedným z najdôležitejších faktorov rezervácie sídla spoločnosti.




# 6. Aký je váš dátum príchodu a odchodu?

Odvetvovou štandardnou odpoveďou na túto otázku je uviesť dátum príchodu a dátum odchodu v tomto formáte: Prílet pricestujeme v stredu 3. marca a odlet v nedeľu 7. marca. Samotné tvrdenie, že ide o trojdňový ústup, je nejasné a pokiaľ ide o rezerváciu udalosti za 40 000 dolárov, je kľúčová jasnosť. Ak neviete presný dátum, kedy bude vaša skupina ubytovaná, pracovník hotelového predaja vám môže poskytnúť iba odhad nákladov a pravdepodobne pre vás nebude držať blok izieb. Nejde o narušiteľa dohody, ale jasný dátum príchodu a odchodu uľahčí prácu všetkým.

A FYI, veľa hotelov a letovísk vinárskej krajiny má víkendy minimálne na 2 noci, takže ak sa vaše firemné vystúpenie skončí v sobotu, môže vám byť účtovaný poplatok aj za sobotnú noc. A pretože vinárska krajina je tak obľúbeným cieľom turistov cez víkendy, rezervácia podujatia od nedele do štvrtka vám môže ušetriť tisíce dolárov.



# 7. Je váš dátum príchodu a odchodu flexibilný?

Aj keď je užitočné mať vytesané dátumy cesty, nie je to rozhodujúce. Hotely a letoviská sa často pýtajú, či sú dátumy vašich skupinových udalostí flexibilné, pretože niekedy sú vypredané v konkrétnych termínoch alebo dokonca iba v prvý alebo posledný deň. Povedzme, že ste v poriadku od pondelka do utorka alebo z utorka na stredu, dáva predajcovi hotelov oveľa viac voľnosti.



# 8. Aký je váš odhadovaný rozpočet?

Boli by ste prekvapení, ako často nový klient skupinových udalostí nemá odpoveď na túto otázku, buď preto, že nedostal rozpočet, alebo nás spoločnosť kontaktuje, aby určila, aký by mal byť jeho rozpočet. Odhadovaný rozpočet nie je rozhodujúci, ale veľmi užitočný na určenie kalibru, načasovania a umiestnenia hotela alebo miesta podnikového ústupu. Pri priemernej skupinovej akcii (hotel, konferenčné priestory + F&B + A / V, doprava, strava) je dobrým miestom na štart minimálne 500 USD na osobu a noc.


Čo sa týka rozpočtov, slovo, ktoré by ste chceli mať vo svojej lexikóne, je „ústupky“, čo je hotelové žargon pre zadarmo. Aj keď za vás nevyjednávame skupinové ceny, hotel alebo miesto schôdzky často ponúknu našim zákazníkom ústupky, pretože s nimi tak často pracujeme. Stručne povedané, rezervácia vašej firemnej akcie prostredníctvom nás vám ušetrí peniaze a požiadavka na ďalšie ústupky - napríklad mávanie strediskovým poplatkom alebo poplatok za Wi-Fi - vám ušetrí ešte viac peňazí.



# 9. Aká je cena parkovania za izbu za ceny?

Ak klient pre firemné akcie nemá na mysli rozpočet, takmer vždy má predstavu o tom, koľko chce minúť za izbu za noc. Ceny izieb pre skupiny sú zvyčajne nižšie ako sadzby za „voľný čas“ a sadzby od nedele do štvrtka sú takmer vždy oveľa lacnejšie ako víkendové ceny, pretože vinárska krajina je obľúbenou destináciou pre víkendové pobyty.

Vedieť, koľko ste ochotní minúť za hotelovú izbu, je veľmi užitočné pri rozhodovaní, ktoré hotely sú pre vašu skupinu najvhodnejšie. Na konci leta počítajte s tým, že v okrese Sonoma zaplatíte asi 250 dolárov za izbu za noc. Za luxusnú nehnuteľnosť v údolí Napa počas hlavnej sezóny počítajte s minimálnym zaplatením približne 500 až 600 dolárov za izbu za noc.



# 10. Budete potrebovať aj dopravu?

Opäť by vás prekvapilo, koľko ľudí, ktorí majú za úlohu zhromaždiť ústup skupiny spoločnosti, nezohľadňujú náklady na dopravu, či už z letiska, alebo mimo hotela. Len veľmi málo hotelov vo vinárskej krajine má priamu kyvadlovú dopravu z letísk v San Franciscu a Oaklandu (vinárska krajina Doubletree Sonoma je zriedkavou výnimkou), takže ak potrebujete cestu z letiska alebo do vinárstva z vášho hotela, budete mať je potrebné si vopred rezervovať prepravnú spoločnosť. Vo WineCountry sme uzavreli partnerstvo s niekoľkými miestnymi prepravnými spoločnosťami a radi vám odporučíme to najlepšie, čo sa hodí pre vašu skupinu.



# 11. Budete potrebovať priestor na stretnutia? Ak áno, v ktoré dni si musíte vyhradiť priestor na stretnutia a pre koľko osôb? Budete potrebovať audio / video a F&B? Má vaša skupina nejaké ďalšie potreby?

Takmer každé firemné alebo skupinové podujatie potrebuje akýsi konferenčný priestor alebo zasadaciu miestnosť, buď v hoteli, alebo vo vinárstve. Medzi otázky, na ktoré budete chcieť vopred odpovedať, patria: Pre koľko osôb? Na aké obdobie počas dňa? Budete potrebovať stravovacie služby? Chcete dať alkohol (napríklad vo vinárstve)? Budete potrebovať audio / video zariadenie? Ako chcete zariadiť stoly a stoličky? Budete mať nejaké odpočinkové sedenia?

Typické náklady na prenájom konferenčného priestoru sa vo vinárskej krajine veľmi líšia. Máme niektorých hotelových partnerov, ktorí často mávajú poplatok za prenájom konferenčných priestorov (zvyčajne ak klient súhlasí s minimálnym poplatkom F&B), zatiaľ čo iní účtujú minimálne štvorciferné sumy. Ak chcete požiadať o ústupky, je dobrým začiatkom poplatok za konferenčné priestory.



# 12. Potrebujete pomoc so zabezpečením obeda alebo večere?

Pri väčšine firemných a skupinových akcií, ktoré sa konajú v údolí Napa a v okrese Sonoma, je obed zahrnutý v cene konferenčných poplatkov F&B, a to buď ako obedový balíček alebo formou bufetu vo vnútri zasadacej miestnosti alebo na chodbe. Ak vy a vaši spolupracovníci chcete mať obed alebo večeru mimo hotela, radi vám ponúkneme odporúčania (všetci sme tu snobi s jedlom, takže vás nebudeme mýliť). Jednou z populárnych možností je skupinová večera vo vinárstve, buď vonku medzi vinicami alebo vo vínnej jaskyni, napríklad fantastický jesenný zážitok pri jedle v Vinice Pine Ridge v údolí Napa.

Majte na pamäti, že ak reštaurácia alebo vinárstvo nie je v dochádzkovej vzdialenosti - jeden zo skvelých dôvodov na rezerváciu hotela v centre mesta - pravdepodobne budete musieť najať prepravnú spoločnosť, ak chcete cestovať v skupine, ktorá môže vyjsť draho. Alternatívne sú Uber a Lyft dostupné v celej vinárskej krajine.



# 13. Budete potrebovať pomoc so zabezpečením aktivít, ako je napríklad ochutnávka vína?

Kedy v Ríme, však? Takmer každé firemné a skupinové podujatie, ktoré pomáhame plánovať, zahŕňa našu špecializáciu návštevu jedného alebo viacerých vinárstiev kvôli ochutnávke a odporúčanie vinárstiev. Rovnako ako v prípade stravovania v reštaurácii mimo podniku, nezabudnite, že ak vinárstvo, ktoré chcete navštíviť, nie je v pešej vzdialenosti, pravdepodobne si budete musieť najať prepravnú spoločnosť alebo službu zdieľania jázd. A hoci možno práve ochutnávate víno po malých dúškoch, boli by ste prekvapení, ako rýchlo sa môže vaša hladina alkoholu v krvi zvýšiť nad 0,8%.



# 14. Máte záujem venovať sa okrem ochutnávky vín aj iným aktivitám, napríklad tímovým kuchárskym súťažiam?

Spolu s ochutnávkou vína sú vo Vinárskej krajine k dispozícii desiatky ďalších aktivít, ktoré vám môžeme pomôcť zabezpečiť pre vašu skupinovú akciu, od cyklistických túr Sip-n-Cycle po gurmánske jedlá a vínne túry, team buildingové akcie (súťaže vo varení sú veľmi populárne) ), hodiny miešania vína a pešie výlety po vinici. Ak si chcete pre svoju skupinu pozrieť širokú škálu zábavných aktivít vinárskej krajiny, vyskúšajte Zážitky zo sveta vína .


Ak ste sa dostali až na koniec tohto článku, gratulujeme! Teraz máte všetky odpovede na usporiadanie zábavných a plodných firemných alebo skupinových podujatí v kalifornskej vinárskej krajine. Ďalším krokom je zavolajte mi na číslo (415) 518-1402 alebo mi pošlite e-mail na adresu matt@winecountry.com . Pomôžem vám nielen nájsť ideálne priestory pre vašu budúcu firemnú akciu alebo tímovú akciu, ale tiež vás kontaktujem so správnou osobou, s ktorou sa musíte porozprávať - ​​a pravdepodobne vám tiež pomôžem ušetriť peniaze.

Na záver som spomenul, že naša služba odporúčaní a odporúčaní je zadarmo? Za poplatok za izbu získavame malú províziu od našich hotelových partnerov, ale tieto náklady hradí hotel, nie vy. Takže naozaj nie je dôvod nepoužívať našu Službu odporúčaní a odporúčaní na firemné a skupinové akcie do Napa Valley a Sonoma County.


- Sprievodca ochutnávkou vína ako profesionál -

- 9 najlepších vinárskych hotelov, ktoré môžete navštíviť v roku 2018 -


Odporúčaná